Купили ChatGPT, а користі немає: що робити в перший місяць

Що робити, якщо купили ChatGPT, Copilot чи Gemini для команди, а користі немає? Перш ніж купувати щось ще або міняти сервіс, подивіться, скільки людей реально відкривають те, що вже оплачено. В більшості випадків відповідь неприємна.

Нещодавно адміністратор одного банку, де я веду навчання, показав мені статистику з адмінки Microsoft 365. Ліцензій Microsoft 365 у банку кілька сотень, і безплатний Copilot Chat доступний кожному з цих людей. За 30 днів Copilot відкрила кожна шоста людина, тобто 17%. Інші 83% не надіслали йому жодного повідомлення. Щодня в середньому активні близько 3%, а агентами Copilot за той самий місяць користувались одиниці.

Я тоді був у шоці, хоча такі цифри бачу не вперше. Колега, який впроваджує ШІ в компаніях, розповідав про корпоративний Claude на 70 акаунтів, де 20 людей не заходили жодного разу. Власник мережевого бізнесу у сфері послуг купив команді акційні підписки на Gemini і описав результат так: "намагаємося ставити задачі по впровадженню … керівникам але поки що воно йде так дуже … дуже туго".

Так от, ліцензія — це доступ, а не результат. Між ними перший місяць, і саме в ньому вирішується, стане оплачений сервіс робочим інструментом чи статтею витрат, яку ніхто не відкриває. Чому люди не тримають звичку навіть після навчання, я розбирав окремо, у статті про те, чому команда не користується ШІ. Тут — про саму ліцензію: як її рахувати, кому віддавати і під яку задачу.

Скільки людей насправді користуються вашими ліцензіями?

Список тих, кому видали доступ, і список тих, хто ним користується, — два різні списки. Перший лежить у бухгалтерії, другий в адмінці сервісу. У Microsoft 365 це звіт Usage у розділі Copilot в центрі адміністрування, у ChatGPT Enterprise — аналітика робочої області. Якщо доступу до адмінки у вас немає, попросіть ІТ зробити скріншоти: у банку з прикладу вище цифри прийшли саме так.

Дивитись варто на три цифри одночасно:

• скільки ліцензій оплачено

• скільки людей були активні хоча б раз за 30 днів

• скільки людей активні в середньому за день

Друга цифра показує, скільки людей хоча б спробували. Третя — скільки зробили з цього звичку. У банку з прикладу це 17% проти приблизно 3%, і саме третя цифра показує, наскільки сервіс став частиною роботи. Окремо попросіть список тих, хто не заходив жодного разу: з ним ви працюватимете наприкінці місяця.

Чому люди йдуть з корпоративної ліцензії в особистий акаунт

Найчастіший конкурент оплаченої ліцензії — особистий акаунт співробітника. У банках я регулярно бачу одну й ту саму картину: людина відкриває корпоративний сервіс, не отримує потрібної відповіді з першого разу і йде вирішувати робочі задачі у свій особистий акаунт. Причин у цього три, і жодна не про лінощі.

Перш за все — людина не знає налаштувань корпоративної версії: які моделі там доступні і як між ними перемикатись, їй ніхто не показав, тож вона лишається на тому, що стоїть за замовчуванням, і робить висновок про весь сервіс.

По-друге — обмеження, про які людина дізнається посеред роботи: ліміт повідомлень в одному чаті чи розмір файлу. Якщо про них не попередили заздалегідь, перший же ліміт людина сприймає як причину перейти в інший сервіс, хоча в більшості випадків його обходять новим чатом або іншим форматом файлу.

По-третє — страх, що хтось побачить діалоги. В одній компанії з корпоративною підпискою Gemini люди йшли у свої акаунти саме тому, що соромились: їм не хотілось, щоб колеги бачили, які питання вони задають.

Результат у всіх трьох випадках однаковий: ліцензія простоює, а робочі файли йдуть туди, де компанія їх не контролює. Тому перше, що варто зʼясувати в першому місяці, — що саме людині заважає в корпоративній версії. Незнайомі налаштування і страх, що побачать, знімаються одним поясненням, ліміти — розмовою з ІТ.

Чому заборона особистих акаунтів не повертає людей

Природна реакція служби безпеки — заблокувати ChatGPT на робочих компʼютерах і вважати питання закритим. Одна з тренерок, з якими я працюю, на своєму занятті в блоці про безпеку сформулювала, чим це закінчується: "Заборонили один сервіс, люди пішли в інший. … Там вже теж не буде жодного контролю."

Заборона працює тільки тоді, коли люди вміють працювати в корпоративній версії і знають, які дані куди можна завантажувати. Без цього ви отримуєте ту саму роботу в особистому акаунті, тільки ще менш помітну.

Саме тому я рекомендую в перший місяць замість заборони дати команді одну сторінку правил: що можна завантажувати в корпоративний сервіс, чого не можна завантажувати нікуди і який саме сервіс компанія оплатила для роботи.

Кому віддати платні ліцензії, якщо їх на всіх не вистачає

Платних ліцензій у компанії майже завжди менше, ніж людей, і в більшості випадків їх розподіляють за посадою. Ліцензію отримує керівник, бо він керівник, хоча задачі під неї в нього може й не бути.

Механіку, яка працює інакше, я бачив в одній міжнародній компанії. Розширений Copilot там дають не всім: на ліцензію треба податись і пройти два обовʼязкові курси. L&D-спеціалістка цієї компанії пояснила умову так: "Ця ліцензія залишається з тобою, якщо ти активно її юзаєш і пройшов два обовʼязкові курси. Якщо ти подався на ліцензію, умовно, пройшов два курси, але ніфіга її не юзаєш, вона деактивується."

Тобто ліцензія тримається на трьох умовах: людина сама захотіла, вона навчена, і вона користується. Невикористана ліцензія переходить до наступного в черзі, замість того щоб місяцями висіти на людині, яка її не відкриває.

Для невеликої компанії той самий принцип простіший. Раз на місяць ви дивитесь список тих, хто не заходив, і питаєте, чи потрібен їм доступ. Ті, кому потрібен, отримують задачу, решта віддають ліцензію тим, хто про неї просив.

Під яку задачу розгортати ліцензію

Найкраще ліцензії заходять, коли їх розгортають під одну конкретну задачу. В одній фінансовій компанії платний ChatGPT Business розгорнули під одну річ: переклад внутрішніх документів. Така задача регулярна і легко перевіряється, тож людині не треба вигадувати, навіщо їй доступ.

Запит від самих команд звучить так само. На дзвінку з юридичною командою мені сформулювали, чого їм бракує: "ви як практик нам би сказали, от це для цього, це для цього. Ліцензії отакі-отакі, робіть оце."

На практиці це виглядає так: у таблиці ліцензій навпроти імені людини стоїть задача, під яку видано доступ. Переклад договорів, підсумки нарад відділу, перша чернетка відповіді клієнту. Якщо задачу не вдається вписати, це сигнал, що ліцензія цій людині поки не потрібна, і її краще віддати тому, в кого задача є.

Де без навчання не обійтись

Частина проблем першого місяця закривається правилами й розподілом ліцензій. Але є межа, після якої людині треба показати руками.

Перш за все — коли людина не знає налаштувань корпоративного сервісу: вибору LLM, проєктів, лімітів, того, які файли він читає. По-друге — коли сервіс працює у вашому контурі: Copilot у Microsoft 365 працює з вашою поштою, файлами й нарадами, і вчитись треба саме в ньому, з вашою ліцензією. По-третє — коли задачі відділу вже визначені, і треба, щоб люди вперше зробили їх у сервісі разом із кимось, хто покаже, де клацати.

А от записані відеоінструкції самі по собі цю роботу не роблять: запис дивляться тоді, коли за прогресом хтось стежить і є задача, під яку його відкривати. Тому навчання в першому місяці має бути живим і на задачах конкретного відділу, а записи — доповненням до нього, а не заміною.

Залежно від того, що ви купили, це навчання Microsoft Copilot у вашому контурі, навчання ChatGPT з проєктами й GPTs під повторювані задачі або навчання ШІ для команди, якщо рівень у людей дуже різний. В іншому банку корпоративні ліцензії Copilot працювали з 2024 року, і задача звучала саме так: зробити, щоб ним почали користуватись ті, хто досі не почав. Що з цього вийшло, описано в кейсі банку.

План на перший місяць

Порядок, у якому я рекомендую пройти перші чотири тижні після купівлі:

• Перший тиждень — зняти з адмінки три цифри: оплачені ліцензії, активні за 30 днів, активні за день. Плюс список тих, хто не заходив жодного разу

• Другий тиждень — спитати кількох людей із цього списку, що саме заважає: незнайомі налаштування, ліміти, страх, що побачать, чи просто немає задачі. Написати одну сторінку правил про те, які дані куди можна

• Третій тиждень — вписати в таблицю ліцензій задачу навпроти кожного імені і провести живе заняття для відділу, з якого починаєте

• Четвертий тиждень — зняти ті самі три цифри і перерозподілити ліцензії від тих, хто не заходив і не має задачі, до тих, хто просив доступ

Порівнювати варто з власними цифрами першого тижня. Якщо щоденних активних стало більше, ви рухаєтесь у правильний бік, навіть коли до половини команди ще далеко.

Головне про куплені ліцензії ШІ

Ліцензія ChatGPT, Copilot чи Gemini сама по собі нічого не змінює: у банку, де Copilot доступний кожному, за місяць ним скористалась кожна шоста людина, а щодня — близько 3%.

Три речі, які варто забрати. Перш за все — рахуйте активних людей за місяць і за день і починайте з цих цифр до будь-якої нової закупівлі. По-друге — люди йдуть з корпоративної версії в особистий акаунт через конкретні речі: незнайомі налаштування, ліміти й страх, що побачать, і кожна з них знімається окремо, забороною тут не допомогти. По-третє — ліцензія має йти за задачею і за людиною, яка нею користується, а невикористана — переходити далі.

Якщо треба, щоб цей перший місяць хтось пройшов разом із вами, від статистики до занять на задачах відділів, подивіться формати роботи.