Три рівні впровадження ШІ: з чого починати насправді

Одна компанія прийшла до мене по агентів. Хотіли автоматизацію, бюджет був, задача звучала впевнено. Далі виявилось, що співробітники мають нульове розуміння і бачення, а оцифрованих процесів немає, тобто будувати нема на чому. Керівництво тоді ухвалило рішення спочатку зробити документообіг, оцифрувати дані і зібрати систему, на основі якої вже можна робити і автоматизацію, і складніші рішення.

Так от, між першим зверненням і тренінгами в них пройшло пів року. Не тому, що хтось тягнув, а тому що перший запит був сформульований з третього рівня, коли компанія стояла на нульовому.

Далі розберемо самі рівні, бо якщо визначити свій чесно, економія виходить у місяцях і в грошах.

Нульовий рівень: процесу немає

Ознака проста: ви не можете описати процес словами так, щоб стороння людина його повторила.

Якщо задача живе в головах кількох людей, автоматизувати нема чого. Неважливо, чи це ШІ, чи звичайний алгоритм. Спроба поставити ШІ поверх неописаного процесу дає одне з двох: або рішення, яке не запускається, або рішення, яким ніхто не користується.

На цьому рівні робота виглядає нудно і не схожа на ШІ: описати, хто що робить, оцифрувати те, що лежить у паперах і в месенджерах, звести дані в одне місце. Але без цього далі рухатись не варто.

Перший рівень: люди вміють користуватись

Тут задача одна: щоб співробітники вміли отримувати від ШІ нормальний результат на своїх щоденних задачах.

Звучить банально, але саме на цьому рівні знаходиться більшість компаній, які вважають, що вони вже на другому. У банках і великих компаніях до двох тисяч людей я регулярно бачу брак базової цифрової грамотності і у працівників, і в керівників: не знають, як зайти в корпоративний Copilot, не знають гарячих клавіш, не знають, як писати промпти.

Ознака, що рівень пройдено: людина відкриває інструмент не тому, що їй сказали, а тому що їй так швидше. В цілому це видно за місяць без будь-яких опитувань.

На цьому ж рівні закривається база, на якій тримається все інше: токени, контекстні вікна і обмеження. Коли команда розуміє, чому модель забуває інструкцію в довгому чаті і чому великий документ обробляється гірше за маленький, кількість звернень у стилі “воно не працює” падає в рази.

Другий рівень: асистенти і скіли під ролі

Вміють означає тут конкретну річ, а не загальне відчуття. Людина сама формулює задачу, доводить її до придатного результату за дві-три спроби, розуміє, чому модель відповіла саме так, і помічає, коли відповідь неправильна.

Коли це є, зʼявляється наступна задача: перестати щоразу пояснювати одне й те саме.

Замість того щоб кожен день заново описувати, в якому стилі писати текст і за яким шаблоном збирати звіт, це описується один раз і зберігається. Я сам так роблю з постами: один раз написав усі свої вимоги і склав це в скіл, і далі не виправляю кожен текст руками.

На рівні компанії це виглядає як набір асистентів під конкретні ролі: рекрутер, маркетолог, аналітик, юрист. Кожен зі своєю інструкцією і своїми файлами.

Але є важливий момент, який варто знати до того, як ви це почнете розкочувати на команду. Ділитись такими асистентами всередині компанії можна не на будь-якому тарифі: у ChatGPT для спільного доступу потрібен бізнес-план з оплатою за кожного користувача. Тобто зробити асистента може одна людина, а от щоб ним користувався відділ, потрібне окреме рішення про ліцензії.

Обхідний шлях є, і він безплатний. Скіл можна віддати файлом: зараз це доступно і в ChatGPT, і в Claude, тобто людина забирає файл собі і підключає у своєму акаунті. У Gemini на крайній випадок робиться окремий Gem. Виходить не так зручно, як спільний доступ, бо кожне оновлення треба розсилати заново, але для старту цього вистачає.

Третій рівень: команда збирає рішення сама

Найвищий рівень виглядає не так, як його уявляють.

Один із власників розповів мені кейс, який я вважаю еталонним: його працівники самі зрозуміли, які в них є стандартні задачі, і на основі цього самі створили собі асистентів. Тобто ніхто не приходив згори з проєктом автоматизації. Люди, яких навчили, побачили свою рутину і закрили її.

Ось це і є третій рівень: не кількість впроваджених інструментів, а те, що команда сама бачить задачі і сама їх забирає.

Автоматизації і агенти зʼявляються саме тут, і зʼявляються вони природно, бо до цього моменту вже зрозуміло, що саме автоматизувати і скільки разів на місяць воно відбувається.

Як визначити свій рівень за пʼять хвилин

Кілька простих питань, чесна відповідь на які дає рівень:

• Чи можете ви описати процес так, щоб його повторила нова людина без вашої участі

• Чи знає команда, у якому акаунті вона працює і чи вимкнене навчання на ваших даних

• Чи є хоч один асистент або шаблон, яким користується більше ніж одна людина

• Чи приходили до вас співробітники самі з ідеєю, що можна автоматизувати

Якщо ні на перше питання, ви на нульовому. Якщо так на перше і ні на друге, ви на першому. Якщо так на третє, ви на другому. Четверте питання відрізняє другий рівень від третього.

Чому порядок не можна перестрибнути

Керівник великої компанії описав свою мотивацію так: у них близько семисот співробітників, велика операційка забирає багато часу, і потрібне розуміння, що ШІ забере обсяг і дасть команді більше часу на стратегічний напрямок.

Мотивація правильна, а спокуса при цьому одна: замовити одразу рішення, яке забере обсяг. Проблема в тому, що на нульовому і першому рівні таке рішення або не запускається, або запускається і не використовується, і тоді вся історія закінчується фразою “ми витратили гроші, а воно не працює”.

Моя методологія через це виглядає так: спочатку навчити співробітників користуватися ШІ, потім асистенти, скіли, GPTs і Gems, і тільки коли цього перестає вистачати, агенти й автоматизації.

Скільки часу займає кожен рівень

Питання, яке ставлять одразу після того, як визначили свій рівень.

Нульовий рівень найдовший і найменш передбачуваний, бо це не навчання, а робота з процесами. Тут строк залежить не від ШІ, а від того, скільки у вас неописаного. У компанії, яка приходила по агентів, між першим зверненням і тренінгами пройшло пів року, і майже весь цей час зайняли документообіг та оцифрування.

Перший рівень це від одного до двох місяців. Спільна база, далі практика на реальних задачах, далі повернення через місяць. Швидше не виходить, бо звичка не встигає закріпитись, а довше не потрібно, бо люди втрачають темп.

Другий рівень зростає поступово і не має чіткого кінця. Асистенти й описані запити додаються по мірі того, як зʼявляються повторювані задачі.

Третій рівень не планується взагалі. Він або зʼявляється сам, коли перші два зроблені, або не зʼявляється.

Що робити, якщо вам кажуть, що ви на третьому

Буває, що всередині компанії вже є ентузіаст, який зібрав кілька автоматизацій, і керівництво вважає, що компанія на третьому рівні.

Перевірка проста: уявіть, що цієї людини в компанії немає. Якщо без неї нічого не працює і ніхто не може підхопити, це не рівень компанії, а рівень однієї людини. Різниця критична, бо такі рішення ламаються рівно тоді, коли автор іде у відпустку або звільняється.

Ознаки, що автоматизація справді на рівні компанії:

• є хтось другий, хто розуміє, як це працює, і може полагодити

• рішення описане так, що нову людину можна ввести без автора

• є розуміння, скільки воно коштує на місяць у підписках і токенах

Якщо хоч одного пункту немає, ви на другому рівні з одним сильним співробітником, і це нормальна точка. Просто планувати з неї треба інакше: наступний крок не нова автоматизація, а передача знань усередині команди.

Головне про рівні впровадження

Рівень визначається не бюджетом і не амбіцією, а тим, чи описаний процес і чи вміють ним користуватись люди. Перестрибнути рівень можна, але платити за це доведеться двічі.

Приклад третього рівня в дії це єОселя, де бот на понад 6700 підписників працює цілодобово, але зʼявився він після того, як процес був описаний. Приклад другого рівня це xPaid з переліком задач, розкладених за пріоритетом. Приклад першого це виробнича компанія, де ми починали з того, що команда вчилась отримувати нормальний результат на своїх щоденних текстах.

Моя межа тут стала: ми вчимо, а не розробляємо, тому глибокі автоматизації передаються вашим же спеціалістам. Подивитись формати можна на сторінці послуг, а окремо є програма для керівників і власників.